ROTEIRO PRÁTICO PARA ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS

Em 25/05/2010 - Por: Paulo Viana Cunha*


1ª PARTE – PLANEJAMENTO

É desejável que o planejamento seja realizado na forma escrita e seja constantemente atualizado, de modo a propiciar o acompanhamento dos trabalhos por parte dos interessados, sejam eles os Contratantes, Executores, Parceiros, Patrocinadores, Fornecedores ou outros.


1. TIPO

• A primeira coisa que deve ser definida é o que vai ser feito, qual o tipo de evento que se pretende organizar, se será uma festa, palestra, seminário, congresso, concurso, competição, torneio, etc.;

• Esta definição trará impacto sobre todas as demais decisões e tarefas posteriores;


• Está diretamente relacionada com o Tema, Objetivo e Público Alvo;


2. TEMA

• A escolha da temática é necessária para que se consiga atrair a atenção e influenciar na decisão de participação do Público Alvo;

• A definição do tema deve ir ao encontro da necessidade objetiva, bem como da subjetividade do Público Alvo;

• O tema deve ser atual, é interessante se poder associar a um assunto de grande interesse ou recorrente na mídia, personagens, modismos, estilos, cultura, fatos importantes, enfim, algo que seja comum a todo o público almejado;


3. DENOMINAÇÃO

• A escolha de um bom nome para o evento colabora para o seu sucesso, pois deve ser capaz de sintetizar o tipo e o tema, de modo a possibilitar uma compreensão instantânea, por parte daquele que toma conhecimento de sua realização;

• O nome do evento está diretamente associado a toda a imagem que se pretenda emitir, ou seja, deve harmonizar-se com a imagem visual, gráfica, marca e signos promocionais a serem adotados;


4. OBJETIVO

• Deve ser definido claramente o que se pretende atingir com a realização do evento;

• A definição do objetivo é de grande importância para que não se perca o foco durante a preparação do evento, de modo a se chegue a um resultado diferente daquele originalmente almejado;


5. JUSTIFICATIVA

• A definição da justificativa é necessária para que se possa entender o por que se fazer o evento, ou seja, entender melhor as razões da realização do evento;

• A justificativa para realização de um evento pode ser de caráter técnico, científico, cultural, institucional, legal, econômico, promocional, ou mesmo sentimental, dentre muitas outras;

• Está diretamente ligada ao objetivo do evento;


6. PÚBLICO ALVO

• A definição do Público Alvo do evento (para quem) é de vital importância para o sucesso do empreendimento, pois irá direcionar a forma que será feita a sua divulgação, ou seja, é necessário identificar, qualificar, quantificar, localizar todos a serem envolvidos;

• Ao se definir o público é necessário que se quantifique este público, de modo que se realize um evento proporcional, sem deixar excessos ou desperdícios de recursos;

• Embora sejam os mais importantes, Público Alvo não se limita aos convidados, à platéia, mas engloba também todos os outros que serão envolvidos pelo evento, tanto o público interno quanto externo, ou seja, organizadores, parceiros, patrocinadores, fornecedores, etc.;

• No caso de palestras, seminários e congressos, os oradores também fazem parte do público alvo, pois a sua aceitação para exposição pública durante o evento, está diretamente relacionada com a confiança na qualidade da organização e no sucesso que lhe será proporcionado, para que concorde em associar seu o nome ao evento;


7. ORGANIZADOR

• Um outro ponto importante do planejamento é definir quem ficará responsável pela organização e realização do evento, ou seja, quem vai coordenar o evento;

• Pode ser o próprio interessado, pessoa física ou jurídica, ou profissionais especializados, tais como empresas de cerimonial, promoters, etc.;

• Necessário definir qual o nível de delegação, ou seja, poder de decisão que será outorgado ao Coordenador, posto que um grande número de decisões deverá ser tomada por quem estiver nesta condição e, a falta de delegação leva inexoravelmente a uma demora na tomada de decisões, sendo que tempo nem sempre é um fator abundante na preparação dos eventos;


8. CRONOGRAMA

• A fixação da cronologia de preparação, quando, e execução de um evento em muito ajuda a traçar metas, prazos e acompanhar a efetiva realização de cada uma delas, de modo que nada fique para a última hora ou deixe de ser corretamente executado;

• Uma boa maneira de montar um cronograma é na forma de tabela, definindo nas linhas as tarefas e nas colunas o tempo (início e fim) a ser consumido por cada atividade;


9. PROGRAMAÇÃO

• A elaboração do programa do evento consiste em se determinar as atividades que serão desenvolvidas, com seus respectivos horários de início e término;

• Nada deve ser esquecido, sob pena de improvisações e inexistência de tempo hábil para executar todas atividades;

• Deve-se também considerar o tempo necessário, durante realização, para as comunicações, deslocamentos, alocação e desmonte de cada atividade do evento;


10. LOCAL

• A escolha do local (onde) que vai abrigar o evento é fundamental para seu sucesso;

• Deve ser proporcional ao tamanho do Público que vai participar: um lugar muito pequeno pode ficar excessivamente lotado, causando incômodo, já um lugar muito grande pode passar uma imagem de vazio, ou seja, de que não conseguiu o volume de público almejado;

• O local deve contar com a infra-estrutura necessária, ou ter a capacidade de receber esta infra-estrutura, composta por alambrados, cercas, cadeiras, mesas, equipamentos de som, vídeo, projetores, ar condicionado, decoração, etc.;


11. PARCEIROS

• A definição de quem poderá ser parceiro ou possíveis patrocinadores delimita os contatos iniciais a serem realizados, tanto em busca de recursos financeiros e divulgação, quanto em relação aos convidados que irão abrilhantar o evento;
• É importante observar se não existem conflitos entre os parceiros, de modo a não criar situações desagradáveis ou mesmo constrangedoras no momento do evento, tais como colocar lado a lado, na mesma mesa inimigos ou adversários políticos, etc.;
• Os parceiros podem se fazer presentes nas mídias de divulgação, stands, distribuição de brindes e material promocional;


12. DETALHAMENTO

• O detalhamento consiste em esmiuçar cada atividade acima (definir o como será feito);

• Elaboração do croquis do evento, alocando cada atividade nos espaços correspondentes;

• Tratando-se de Seminários, deve-se definir:
o Os Títulos das palestras;
o Os nomes dos palestrantes;
o Como serão agrupadas as falas (painéis);
o Obtenção dos mini-currículos dos palestrantes para sua apresentação ao público;
o Composição das mesas;
o Contratação do cerimonial, apresentador;


13. DIVULGAÇÃO

• Esta é a parte de maior importância para sucesso de um evento;

• Devem ser definidas as mídias que serão utilizadas:
o Cartazes;
o Folhetos;
o Flyers;
o Banneres;
o Mala direta postal ou eletrônica;
o Outras (dependendo do tamanho e da dispersão do Público Alvo, bem como da disponibilidade de recursos);

• Parte da divulgação, tal como o envio de flyers por meio eletrônico, pode ficar a cargo dos parceiros, que utilizarão seus próprios cadastros particulares;

• Deve-se obter junto a cada um dos parceiros, patrocinadores e apoiadores as respectivas logomarcas, em arquivos de alta definição, para serem encaminhados ao Studio responsável pela elaboração das peças publicitárias;


14. MATERIAIS

• Devem ser definidos os materiais a serem utilizados ou distribuídos no evento:
o Blocos de anotação;
o Canetas;
o Certificados;
o Pastas;
o Peças de publicidade;
o Surpresinhas;
o Etc.;


15. APOIO

• Devem ser definidos os serviços de apoio que serão necessários ao evento:
o Segurança;
o Recepcionistas;
o Mestre de Cerimônias;



2ª PARTE – PREPARAÇÃO

• Qualificação de Fornecedores;
o Consiste em identificar e aprovar os produtos e serviços daqueles que irão oferecer propostas para fornecimento dos insumos necessários;

• Coleta de propostas/ levantamento de Custos;

• Contatar Parceiros/Patrocinadores;
o Obtenção dos recursos necessários;


3ª PARTE – EXECUÇÃO

• Convidar/confirmar Palestrantes, Autoridades;

• Contratar Decoração;

• Contratar Divulgação;

o Estúdio de produção do material gráfico de divulgação do evento;
o Gráficas

• Captação das inscrições e confirmações de presença

• Contratação dos produtos e serviços necessários:

o Contratação e reserva do espaço físico, onde se realizará o evento;
o Buffet;
o Artistas;

• Confirmação com os fornecedores, um a um, ao aproximar-se da data do evento;

• Acompanhamento da montagem, superação dos imprevistos (falta de pontos de energia elétrica, pontos com disponibilidade inferior ä necessária, etc.;


4ª PARTE – AFERIÇÃO DE RESULTADOS

• A aferição dos resultados pode ser em relação a diversos elementos:

o Resultados econômico/financeiros;

o Satisfação do Público;

o Realização dos objetivos;

• É interessante quantificar matematicamente os resultados para se poder comparar com outros resultados futuros, bem como para informar aos parceiros/patrocinadores, com vistas a mantê-los nesta condição para eventos futuros.



*Paulo Viana Cunha é Advogado e Corretor de Imóveis e Presidente do IBEI – Instituto Brasileiro de Estudos Imobiliários.

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